Co zrobić, aby wysyłać firmowe deklaracje przez internet?

Opcja dla firm

Firmy coraz chętniej decydują się na składanie deklaracji podatkowych przez internet, związanych zarówno z ich rozliczeniami jako podatników, jak i płatników. To sposób na optymalizację kosztów.

Przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej, w porównaniu ze stosowaniem tradycyjnej metody rozliczeń, jest tańsze. Potrzeba mniej czasu na przygotowanie deklaracji. Odchodzi podpisywanie i pieczętowanie papierowych formularzy, kopertowanie, wizyta w placówce pocztowej lub w urzędzie skarbowym. Przynosi to również wymierne oszczędności finansowe. Zmniejszają się bowiem wydatki na tonery do drukarek, papier, opłacanie przesyłek, dojazdy do urzędu skarbowego.

Korzystanie z tego rozwiązania nie jest jednak całkowicie bezpłatne. Osoba, która ma podpisywać e-deklaracje w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, musi posiadać bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Taki e-podpis jest produktem komercyjnym. Posługiwanie się nim wymaga zakupu specjalnego sprzętu. Potrzebne są: czytnik kart kryptograficznych z zainstalowanymi sterownikami w systemie operacyjnym, karta kryptograficzna z ważnym kwalifikowanym e-podpisem, skonfigurowana baza certyfikatów systemu operacyjnego. Zestaw standardowy to wydatek około 300 zł (brutto). Do tego cyklicznie dochodzą koszty odnowienia certyfikatu.

Sprzedażą sprzętu do posługiwania się e-podpisem zajmuje się obecnie pięć podmiotów certyfikacyjnych. Ich wykaz można znaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.

UPL-1 w systemie

E-deklaracje mogą w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej podpisywać uprawnione osoby - reprezentanci ustawowi, np. członek zarządu spółki z o.o., lub pełnomocnik. Muszą jednak legitymować się pełnomocnictwem sporządzonym na formularzu UPL-1.

Dopełnienie takich formalności jest zrozumiałe w przypadku pełnomocników. Wynikają one bowiem z art. 80a Ordynacji podatkowej. Wystawianie pełnomocnictw dla reprezentantów ustawowych nie ma natomiast prawnego uzasadnienia. Ich umocowanie do występowania w imieniu firmy wynika z mocy prawa. Okazuje się jednak, że w każdym przypadku musi być złożone pełnomocnictwo na druku UPL-1 - niezależnie od tego, kto ma podpisywać firmowe e-deklaracje.

Podyktowane jest to technicznymi rozwiązaniami systemu e-Deklaracje. Autoryzacja i weryfikacja przesyłanych dokumentów odbywa się automatycznie. Informacje znajdujące się w systemie są porównywane z danymi z certyfikatu podpisu elektronicznego użytego do złożenia podpisu. W systemie e-Deklaracje muszą więc być dane osoby uprawnionej do podpisywania dokumentów w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Obecnie, ze względu na brak integracji systemów informatycznych, jedynym sposobem ich przekazania jest złożenie UPL-1.

Może to prowadzić do kuriozalnych sytuacji. Jeżeli np. do reprezentowania spółki z o.o. uprawniony jest jednoosobowo prezes, sam siebie upoważnia do podpisywania e-deklaracji. Formularz UPL-1 musi być bowiem podpisany zgodnie z reprezentacją wynikającą z KRS (ewentualnie udzielonym w tym zakresie pełnomocnictwem).

Przyjęta procedura

UPL-1 sporządza się w formie papierowej. Wypełniony formularz należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników (szczegóły w ramce). Nie wiąże się to z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej.

Druki UPL-1 i OPL-1 można pobrać ze strony internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl.

UPL-1 musi wpłynąć do urzędu skarbowego przed wysłaniem przez internet pierwszego rozliczenia. Urzędnicy potrzebują czasu na sprawdzenie podanych danych pod kątem formalnym i merytorycznym, a następnie wprowadzenie ich do systemu e-Deklaracje. Zazwyczaj wystarcza na to jeden dzień, ale zdarza się, że weryfikacja trwa 3-4 dni.

Pełnomocnictwo składa się raz. Nie trzeba go przedkładać we wszystkich urzędach skarbowych, do których firma wysyła deklaracje. Jest ważne dla wszystkich rodzajów deklaracji, zeznań i informacji składanych w formie elektronicznej przez cały okres, na jaki zostało ustanowione.

Pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji może być w każdej chwili odwołane. Zawiadomienie informujące o tym składa się na formularzu OPL-1 w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników.