Kiedy grudniową pensję i składki ZUS zaliczamy do kosztów podatkowych?

W sytuacji gdy pracodawca nie dotrzyma tych terminów, powinien je zaliczyć do kosztów w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika.

Jeśli chodzi o składki ZUS od tych wynagrodzeń, w części finansowanej przez płatnika składek, a także składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, to według art. 22 ust. 6bb updof i art. 15 ust. 4h updop są one kosztami uzyskania przychodów w miesiącu, za który wynagrodzenia te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

• z tytułu wynagrodzeń wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
  
  

• z tytułu wynagrodzeń wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W razie uchybienia tym terminom są one kosztem w momencie ich opłacenia.

Z art. 47 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) wynika, że od wynagrodzeń wypłacanych w danym miesiącu składki do ZUS należy zapłacić do:

• 5 dnia następnego miesiąca - jeżeli pracodawca jest jednostką budżetową, zakładem budżetowym lub gospodarstwem pomocniczym,
  
  

• 15 dnia następnego miesiąca - w przypadku innych pracodawców.

Przy ustalaniu terminu opłacania składek ZUS, na mocy art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, stosuje się m.in. art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej. Oznacza to, że jeżeli ostatni dzień terminu opłacania składek przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Pensja za grudzień płatna w grudniu

W świetle powołanych regulacji, jeżeli wypłat wynagrodzeń podatnik dokonuje w miesiącu, za który są one należne, to składki od tych wypłat (finansowane przez pracodawcę) zalicza się do kosztów uzyskania przychodów miesiąca, którego dotyczą, o ile pracodawca opłaci je nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca. Jeśli jednak 15 dzień miesiąca przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy - nie później niż następnego dnia po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Jeżeli wynagrodzenie należne za grudzień 2010 r. będzie wypłacone w tym miesiącu, a składki zostaną opłacone do 17 stycznia 2011 r. (15 stycznia przypada w sobotę), to mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w grudniu 2010 r.
 

Pensja za grudzień płatna w styczniu

Gdy wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacane są terminowo (stawiane do dyspozycji) w miesiącu następującym po miesiącu, za który są należne, możliwość memoriałowego rozliczenia składek ZUS (w części finansowanej przez pracodawcę) w kosztach podatkowych jest uzależniona od tego, czy zostaną one wpłacone o miesiąc wcześniej niż przewiduje to powołana ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych.
 

Wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej

Wypłaty z tytułu umów zlecenia, o dzieło, przeniesienia praw autorskich, kontraktów menedżerskich czy należności na rzecz członków zarządów lub rad nadzorczych rozliczane są na zasadzie kasowości, tzn. zobowiązany do świadczenia może obciążyć koszty podatkowe miesiąca, w którym wypłata faktycznie nastąpiła. Podobnie sytuacja wygląda ze składkami na ubezpieczenia społeczne. Składki finansowane przez płatnika stanowią koszt podatkowy w dniu faktycznego ich opłacenia do ZUS.
 

Rozliczenie wynagrodzenia wypłaconego po terminie

Przepisy prawa pracy wskazują, że wynagrodzenie za pracę ma być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, w stałym i uzgodnionym z góry terminie (art. 85 § 1 Kodeksu pracy). Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym (art. 85 § 3 K.p.).

Aby dochować terminu wypłaty świadczeń na rzecz pracowników, pracodawca musi wypłacić pracownikowi należne mu wynagrodzenie lub przynajmniej postawić je do jego dyspozycji. Postawienie wynagrodzenia do dyspozycji pracownika następuje wówczas, gdy pracodawca stworzy pracownikowi możliwość odbioru tego wynagrodzenia.

Zasadą jest, że wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej do rąk pracownika. W praktyce jednak częściej spotyka się inny sposób wypłacenia wynagrodzenia, tj. na konto bankowe. Jest to dopuszczalne, jeśli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik wyrazi na to zgodę na piśmie.

W przypadku przelewu wynagrodzenia na konto należy pamiętać, że pieniądze są postawione do dyspozycji pracownika w dniu uznania jego rachunku bankowego. Wówczas bowiem ma on możliwość swobodnego korzystania z pieniędzy.

Pracodawca, który spóźni się z wypłatą wynagrodzenia, zaliczy je do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym je wypłacił lub postawił do dyspozycji. Wówczas mają zastosowanie przepisy zawarte odpowiednio w art. 23 ust. 1 pkt 55 updof i art. 16 ust. 1 pkt 57 updop.
 

Wynagrodzenie płacone w częściach

W okresie świątecznym zdarza się, że pracodawca, chcąc zabezpieczyć pracownikom środki na świąteczne zakupy, wypłaca w częściach wynagrodzenie należne za grudzień. W takim przypadku obowiązują przedstawione zasady ustalania momentu zaliczania wynagrodzeń i składek ZUS do kosztów uzyskania przychodów.
 

Przegląd Podatku Dochodowego Nr 22 z dnia 2010-11-20

GOFIN podpowiada