Jak rozliczyć firmowy telefon

Przypadek 1: firmowy telefon i rozmowy służbowe

Dyspozycyjność pracownika to wymóg stawiany przez wielu pracodawców. Chcąc pozostawać w stałym kontakcie ze swoimi pracownikami, najczęściej udostępniają im firmowe telefony komórkowe. Jeżeli z telefonu należącego do pracodawcy pracownik korzysta wyłącznie do celów służbowych, opłaty za te rozmowy nie stanowią dla niego przychodów ze stosunku pracy.

Generalnie kosztami podatkowymi w działalności gospodarczej są wszelkie poniesione przez podatnika koszty, jeżeli mają one związek z tą działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, albo zostały poniesione w celu zabezpieczenia lub utrzymania tego źródła przychodów. Przy takich uregulowaniach ustawowych nie ma wątpliwości, że wydatki pracodawcy poniesione na rozmowy prowadzone przez pracowników używających telefonów firmowych wyłącznie w celach służbowych stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości.

Przypadek 2: firmowy telefon i "pogaduchy"

Firmowa komórka oddana do używania pracownikowi, zazwyczaj jednak nie jest wykorzystywana wyłącznie w celach służbowych. Zdarza się często, że bywa również wykorzystywana do przeprowadzania rozmów prywatnych. Jeżeli pracodawca nie wymaga od pracownika zwrotu kosztów tych rozmów, wówczas u pracownika powstanie przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu.

W praktyce jednak pracodawcy rzadko ustalają pracownikom przychód z tego tytułu - przeważnie sprawują kontrolę nad rozmowami przeprowadzanymi przez pracowników i obciążają ich za rozmowy niezwiązane ze świadczoną przez nich pracą. Najpopularniejszy i najdokładniejszy sposób dokonywania rozliczeń z pracownikami z tytułu rozmów prywatnych z telefonu służbowego oparty jest na tzw. billingu. Polega on na obciążaniu pracownika kosztami prywatnych rozmów na podstawie wydruku rozmów telefonicznych przeprowadzonych w danym okresie. Gdy pracownik zwraca pracodawcy koszty własnych rozmów, nie powstaje u niego przychód ze stosunku pracy.

Przypadek 3: telefon pracownika i rozmowy służbowe

Równie popularne jak używanie przez pracownika firmowego telefonu do celów prywatnych, jest wykorzystywanie do celów służbowych prywatnych telefonów należących do pracowników.

W sytuacji gdy pracodawca refunduje wydatki dotyczące używania prywatnego telefonu do celów służbowych, u pracownika powstanie przychód. W określonych okolicznościach przychód ten może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego oraz może być wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Sytuacja ta dotyczy ekwiwalentów pieniężnych za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiących ich własność.

Aby kwoty wypłacone pracownikom z tytułu używania przez nich prywatnych telefonów do celów służbowych można było uznać za ekwiwalent zwolniony od podatku dochodowego oraz składek ZUS, jego wysokość powinna odzwierciedlać wydatki poniesione przez pracownika na ten cel oraz stopień zużycia telefonu, który nastąpił w trakcie jego używania. Jeżeli kwota omawianego zwrotu nie spełnia tych warunków, wówczas nie można jej uznać za ekwiwalent. Tym samym nie będzie ona objęta zwolnieniem od podatku i wyłączeniem z oskładkowania.

Inną formą refundacji kosztów ?telefonicznych? jest wypłacany przez pracodawców ryczałt za rozmowy telefoniczne. Ponieważ ryczałt nie uwzględnia faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, wypłata tego świadczenia podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. Tym samym zasadom opodatkowania i oskładkowania podlegać będą zwrócone przez pracodawcę pracownikowi np. koszty abonamentu telefonicznego oraz wydruku billingów.

Przy zaliczaniu do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych za pracownika, a dotyczących zwrotu kosztów związanych z prowadzeniem przez niego rozmów z prywatnego telefonu, należy brać pod uwagę powołaną już wyżej ogólną definicję kosztu. Jednocześnie należy pamiętać, że aby można było zaliczyć omawiane wydatki w ciężar kosztów, niezbędne jest prawidłowe ich udokumentowanie.

Jeżeli podatnik nie posiada dowodów, które jednoznacznie wskazywałyby na wykorzystanie prywatnych telefonów pracowników dla celów firmy, nie istnieje możliwość potwierdzenia, że wydatek na refundację części opłat telefonicznych ponoszonych przez pracownika dotyczy funkcjonowania firmy. Wobec powyższego najwłaściwszym wydaje się dokumentowanie przez pracownika poniesionych na potrzeby służbowe wydatków wydrukami rozmów telefonicznych (billingami).

Jeżeli zaś chodzi o wydatki na ryczałty telefoniczne, to jeżeli pracodawca refunduje pracownikowi koszty rozmów telefonicznych w formie ryczałtu, wówczas ich wartość nie stanowi dla niego kosztu uzyskania przychodu.

Podstawa prawna:

* ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),

* ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Agata Cieśla