Zaliczanie do kosztów podatkowych wynagrodzeń i składek ZUS

podatki

Czwartek, 15 stycznia 2009 (08:23)

Zaliczanie do kosztów podatkowych wynagrodzeń i składek ZUS za grudzień 2008 r. - według zasad obowiązujących w 2008 r.

Od początku 2005 r. przedsiębiorcy przy zaliczaniu do kosztów wynagrodzeń pracowniczych mogli stosować wyłącznie metodę kasową. Ten sposób rozliczeń wymuszały przepisy art. 23 ust. 1 pkt 55, 55a i ust. 3d updof (oraz odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 57, 57a i ust. 7d updop). Zgodnie z tymi normami, do kosztów podatkowych nie zaliczało się:

* niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności m.in. ze stosunku pracy,

* zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy,

Reklama

* nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej przez płatnika składek,

* nieopłaconych składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Wynagrodzenie było kosztem uzyskania przychodów, jeżeli zostało wypłacone (postawione do dyspozycji) osobie uprawnionej.

Od 1 stycznia 2009 r. zasada ta uległa istotnej modyfikacji. W myśl dodanego do art. 22 updof ust. 6ba oraz dodanego do art. 15 updop ust. 4g, należności z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Jeżeli pracodawca uchybi temu terminowi, wypłacone wynagrodzenie zaliczy do kosztów podatkowych w miesiącu wypłaty.

Przykład

Umowa z pracownikiem przewiduje, że wynagrodzenie za dany miesiąc płatne jest do 10-tego dnia następnego miesiąca. Korzystając z tego zapisu, pracodawca przelał odpowiednią kwotę na konto pracownika 9 stycznia 2009 r. Mimo że pensja za grudzień wypłacona została terminowo, pracodawca nie może jej jeszcze zaliczyć do grudniowych kosztów, ponieważ znowelizowane przepisy mają zastosowanie do dochodów uzyskanych od dnia 1 stycznia 2009 r. Wynagrodzenie powinno zatem zostać uwzględnione w rachunku podatkowym za styczeń 2009 r.

Trzeba zaznaczyć, że wysokość zaliczek na podatek od wynagrodzeń za grudzień 2008 r., które zostaną wypłacone w styczniu 2009 r., należy ustalić, uwzględniając koszty uzyskania przychodów oraz kwotę zmniejszającą podatek obowiązujące w 2009 r., a także stosując stawkę podatku określoną w nowej, dwustopniowej skali podatkowej.

Składki ZUS

Przedstawiona zasada zaliczania do kosztów podatkowych wynagrodzeń pracowników ma odpowiednie zastosowanie do podatkowego rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne z wymienionych wcześniej tytułów, w części finansowanej przez płatnika, a także składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Stosownie do treści art. 22 ust. 6bb updof i art. 15 ust. 4h updop, składki te stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały opłacone:

* z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,

* z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku gdyby nastąpiło opóźnienie w rozliczeniach z ZUS, składki staną się kosztem podatkowym w dacie faktycznego uiszczenia.

Przykład Zgodnie z regulaminem wynagradzania, obowiązującym w firmie X, wypłata wynagrodzeń pracowniczych następuje każdego ostatniego dnia roboczego w miesiącu. Tak też się stało w grudniu 2008 r. oraz zakładamy, że tak też się stanie w styczniu 2009 r. Załóżmy, że składki na ubezpieczenia społeczne należne z tytułu wynagrodzeń wypłaconych w grudniu, zostaną przelane na konto ZUS 15 stycznia 2009 r., natomiast składki od styczniowych pensji - 12 lutego. W tej sytuacji obydwie kwoty obciążą koszty uzyskania przychodu w styczniu 2009 r., składki za grudzień - na mocy przepisów obowiązujących do dnia 31 grudnia 2008 r., natomiast składki za styczeń - stosownie do nowych regulacji. Przykład Spółka z o.o. rozlicza się ze swoimi pracownikami w terminie do 5-tego dnia następnego miesiąca. Załóżmy, że pensje za grudzień 2008 r. wypłacone zostaną 5 stycznia 2009 r., a należne od nich składki na ubezpieczenia społeczne przelane zostaną na konto ZUS 10 dni później. Również pensje styczniowe trafią do rąk pracowników terminowo, a składki od nich odprowadzone zostaną 13 lutego 2009 r. Zarówno składki za grudzień 2008 r., jak i za styczeń 2009 r. zaliczone zostaną do kosztów stycznia 2009 r. Przykład Spółka cywilna płaci pensje do 10-tego dnia następnego miesiąca. Załóżmy, że należności te za grudzień 2008 r. i styczeń 2009 r., zapłacone zostaną w terminie, a składki na ubezpieczenia społeczne za obydwa miesiące odprowadzane zostaną do ZUS 13 lutego 2009 r. Spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych w styczniu tylko składki za styczeń, one bowiem uiszczone zostały we właściwym terminie. Składki od wynagrodzeń grudniowych będą kosztem w lutym 2009 r.

Zmiana w zakresie zaliczania wynagrodzeń do kosztów uzyskania przychodów nie dotyczy wypłat z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18 updof, tj. m.in. z umów zlecenia, o dzieło, przeniesienia praw autorskich, kontraktów menedżerskich czy należności na rzecz członków zarządów lub rad nadzorczych. W tych przypadkach nadal obowiązuje zasada kasowości, tzn. zobowiązany do świadczenia może obciążyć koszty podatkowe miesiąca, w którym wypłata faktycznie nastąpiła. Warto pamiętać, że jeśli wynagrodzenia uiszczane są przelewem, to z zaliczeniem tych wydatków do kosztów podatkowych nie trzeba czekać do czasu, gdy należności wpłyną na konta osób uprawnionych. Za moment zapłaty uznaje się datę obciążenia swojego rachunku bankowego. Praktykę tę ugruntowały zgodne opinie organów podatkowych.

Przegląd Podatku Dochodowego Nr 1 z dnia 2009-01-01