Faktury w chmurze - bezpieczne zarządzanie dokumentacją

Zaskakujący może wydać się fakt, że co trzecia faktura w Polsce jest już wystawiana online, a co czwarta - doręczana elektronicznie, ale pomimo tego przytłaczająca większość przedsiębiorców (98 proc.) przechowuje je w formie papierowej - w biurze księgowym lub u siebie. Te szokujące dane, zaczerpnięte z badania Grupy Idea Bank, stosunkowo łatwo wyjaśnić. Przyczynami są stare przyzwyczajenia oraz źle pojmowana wygoda - wielu osobom łatwiej jest pracować z dokumentem w fizycznej formie. Jest to jednak bardzo ryzykowne - tak od strony bezpieczeństwa, jak i płynności procesów w firmie.

Największą wadą dokumentów w drukowanej postaci jest to, że na każdym etapie przetwarzania przez człowieka są obarczone ryzykiem błędu. Powstaje ono już na etapie wystawiania dokumentu (np. źle przepisana nazwa firmy, numer konta bankowego, etc.) i zwiększa się podczas przesyłania czy obiegu wewnętrznego. Wersję papierową łatwo bowiem zgubić, niechcący zniszczyć lub przeoczyć, kiedy np. zostaje umieszczona wewnątrz przesyłki. Nie są rzadkością przypadki, kiedy na skutek drobnych błędów w treści dokumentu lub jego zagubienia dochodzi do sporych przesunięć terminów we wspólnie realizowanych projektach między firmami. Weryfikacja statusu dokumentacji w formie drukowanej jest z reguły problematyczna i wymaga wieloetapowych konsultacji z co najmniej kilkoma działami w firmie, szczególnie w przypadkach kiedy kontrahent wysyła faktury zarówno drogą elektroniczną, jak i tradycyjną.

W strukturach większych firm istnieją działy finansowe, księgowe i controllingowe, a konieczność wymiany dokumentów między nimi niejako wymusza posługiwanie się wersjami elektronicznymi (oryginalny plik .pdf lub skan). Coraz częściej więc zdarza się, że korporacje, dla oszczędności czasu lub ze względów ekologicznych, proszą o przesyłanie faktur sprzedaży już w wersji elektronicznej.

Naturalnymi wrogami papierowych faktur są głównie jednoosobowe firmy. Z racji skali prowadzonej działalności nie mają wielu kontrahentów, nie wystawiają ani nie odbierają setek dokumentów zakupu/sprzedaży, ale, paradoksalnie, koszt obsługi takiej formy dokumentacji jest dla nich najbardziej uciążliwy. Ponieważ w jednoosobowych działalnościach gospodarczych właściciel jest odpowiedzialny za każdy aspekt funkcjonowania firmy, wystawianie, odbieranie, ewidencjonowanie, czy przesyłanie faktur również spoczywa na jego barkach. Traci w ten sposób czas, który mógłby spożytkować na działalność właściwą oraz pieniądze (w skali takiej firmy nawet 100 zł, wydane na przesyłki czy paliwo to strata, zwłaszcza że można było te środki zainwestować lepiej), ale ryzykuje przede wszystkim bezpieczeństwem. W przypadku, gdy wystawiona faktura nie trafi do klienta na czas lub zagubi się, opóźnienia w płatnościach mogą kompletnie zrujnować firmę. Ochrona przepływu środków w przedsiębiorstwie ma najwyższy priorytet, ale po ostatnich zmianach w prawie, JDG powinny również odpowiedzialnie chronić informacje innego rodzaju, obecne na dokumentach sprzedaży.

Od 25 maja br. w Polsce obowiązuje RODO (Rozporządzenie o ochronie danych osobowych). Ponieważ faktury mogą zawierać dane, umożliwiające identyfikację klientów lub kontrahentów, zasady ich przechowywania, utajniania i udostępniania innym pracownikom stały się znacznie bardziej rygorystyczne, niż wcześniej. Widmo kar, jakie można otrzymać za niewłaściwe zarządzanie dokumentami (do 20 mln Euro lub 4 proc. rocznego obrotu firmy) powoduje, że przedsiębiorcy szukają rozwiązań bardziej bezpiecznych i podlegających większej kontroli, niż standardowe przechowywanie dokumentacji w segregatorach, bez żadnych dodatkowych zabezpieczeń.

Polskie firmy chętnie sięgają po rozwiązania, związane z cloud computing (przechowywanie i przetwarzanie danych w chmurze), nic więc dziwnego, że na rynku pojawiły się rozwiązania, które zaadoptowały tę technologię do wymogów bezpiecznego przetwarzania danych finansowych. Takie rozwiązanie eliminuje większość problemów, znanych z obrotu papierowymi kopiami.

- Należy pamiętać, że dla systemu informatycznego, zawieszonego w chmurze, dokument księgowy jest po prostu strumieniem danych, co ułatwia kontrolę nad nim. Nie ma on nawet formy załącznika do wiadomości, po prostu jest od razu generowany w systemie (na koncie wystawcy) i stamtąd jest udostępniany posiadaczowi konta odbiorcy. Całkowicie eliminuje to ryzyko złego wystawienia dokumentu, przechwycenia go lub zagubienia - mówi Adam Głos, prezes firmy Tax Care, twórcy serwisu Chmura Faktur.

Użytkownik tego typu rozwiązań może liczyć także na inne udogodnienia, wynikające z tej formy komunikacji. System elektroniczny sam zaciąga dane kontrahenta z CEIDG - wystarczy podać jego numer NIP, a pozostałe informacje zaimportują się automatycznie, eliminując całkowicie ryzyko błędu w przepisywaniu danych. Wykorzystanie zabezpieczeń z bankowych systemów transakcyjnych (szyfrowanie SSL, hasłowanie dostępu do linków), bezpieczeństwo wymiany danych jest nieporównywalnie wyższe niż przy obrocie papierowymi kopiami. Możliwe jest również generowanie JPK VAT na bazie wprowadzonych informacji i/lub stworzenie systemu automatycznego wystawiania faktur określonym kontrahentom.

Od strony czysto użytkowej, wystawianie, udostępnianie i przetwarzanie faktur w chmurze jest intuicyjne i o wiele wygodniejsze od tradycyjnych form. Przede wszystkim, co może nieco dziwić, możliwość np. zagubienia dokumentu w transporcie została wyeliminowana przez..brak tego transportu. Faktura, po osadzeniu w chmurze w formie pliku jest udostępniana dalej (nie wysyłana!) - kontrahentowi czy firmie księgowej. Wszystkie zainteresowane strony nie otrzymują żadnych załączników, a jedynie dostęp do stosownych plików. Co więcej, posiadanie konta (darmowego) w systemie nie jest niezbędne, by korzystać z jego dobrodziejstw.

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, funkcja ta ma szczególny wymiar biznesowy.

- Rozwiązania typu faktura w chmurze de facto staje się centrum rozliczeniowym firmy - to tu wystawia się faktury, udostępnia je klientom i księgowym, rozsyła monity o zbliżających się terminach płatności, monitoruje stan rozliczeń z fiskusem, etc. - podsumowuje Adam Głos.

Poza zwiększonym poziomem bezpieczeństwa i ogromną oszczędnością (czasu i pieniędzy), mikroprzedsiębiorstwa zyskują namiastkę automatyzacji procesów - wszystkie istotne czynności, związane z danym dokumentem czy ich serią można wykonać z jednego miejsca, kilkoma kliknięciami myszy, bez konieczności przenoszenia danych między plikami, zestawieniami i raportami. W standardowym, "papierowym" środowisku pracy, drobny przedsiębiorca nie byłby w stanie osiągnąć tego poziomu sprawności operacyjnej.

Od stycznia br. firmy muszą prowadzić ewidencję należności, związanych z podatkiem VAT, w formie JPK VAT. 25 maja oficjalnie weszło w życie RODO, a od lipca podatnicy są zobowiązani przekazywać fiskusowi wszystkie faktury wyłącznie w formie elektronicznej. Charakter tych zmian - cyfryzacja, automatyzacja procesów, większy nacisk na ochronę danych, itd. powoduje, że przejście z systemem wystawiania i obiegu faktur do rozwiązań chmurowych już dziś jest w stanie zapobiec powstaniu całego szeregu problemów organizacyjnych.