Jak dokumentować koszty przychodu
Żeby "wrzucić" wydatek w koszty działania pieniądze musimy wydać na cel związany z prowadzoną działalnością gospodarczą - to wie każdy. W jaki sposób udokumentować wydatek i co sądy mówią na temat zasad korzystania z tej możliwości? To już trudniejsze sprawa.
Zasadniczo, aby dany wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, musi pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą a poniesienie jego musi zmierzać do osiągnięcia przychodów (Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie, 1471/DPD1/423/71/05/MK). Ponadto na podstawie art. 9 ust. 1 w/w ustawy, na podatnika został nałożony obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.
Tymi odrębnymi przepisami są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
I tak, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, które stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej. Każdy dowód księgowy powinien się charakteryzować co najmniej następującymi cechami:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron (nawy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.
W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z niektórymi orzeczeniami Naczelnego Sądu Administracyjnego samo uchybienie przepisom o rachunkowości nie pozbawia podatnika możliwości wykazania, że sporne wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów, a uchybienia formalne nie zwalniają organu podatkowego od wyjaśnienia, czy wydatek miał miejsce (np. wyroki z dnia 28 listopada 1996 r. SA/Ka 1646/95, z 14 lipca 1994 r. SA/Rz 151/94, z 29 stycznia 1997 r. III SA 780/95, z 20 kwietnia 2001 r. III SA 3352/99, z 12 czerwca 2003 r. I SA/Łd 332/02).
W orzecznictwie sądowym pojawiają się także i inne poglądy. Z godnie z nimi nieudokumentowanie wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad prowadzenia rachunkowości prowadzi do naruszenia art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, skutkiem czego wydatki takie nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów (wyrok NSA z dnia 14 września 2000 r. SA/Sz 1435/99).
Wydaje się, że prawidłowe jest takie rozwiązanie, zgodnie z którym dokumentowanie wydatków powinno odbywać się zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości. W takiej sytuacji organy podatkowe nie będą miały żadnych zastrzeżeń co do okoliczności ponoszonych wydatków. Takie zachowanie podatnika jest najbezpieczniejsze i najrozsądniejsze. Trudno sobie wyobrazić, aby organ podatkowy nie dał wiary prawidłowo prowadzonej ewidencji rachunkowej.
Jeżeli natomiast zdarzy się, że podatnik naruszył zasady rachunkowości to w takiej sytuacji podatnik będzie musiał innymi dostępnymi dowodami udowodnić organom podatkowym fakt poniesienia określonego wydatku. Jednak w sytuacji, gdy podatnik nie posiada wiarygodnych dowodów na poparcie faktu poniesienia kosztu, to organ podatkowy może nie dać wiary jego wyjaśnieniom.
W związku z powyższym celowe jest dokumentowanie operacji gospodarczych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Takie zachowanie chroni bowiem podatnika przed zupełnie niepotrzebnym sporem z organami podatkowymi.
